La loi de financement de la sécurité sociale pour 2019 a introduit l’obligation de conservation des justificatifs relatifs à l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales pendant 6 ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus (CSS art. L 243-16). Les documents établis ou reçus sur support papier peuvent être conservés sur support informatique mais la fixation des modalités de numérisation nécessitait l’intervention d’un arrêté. A compter du 1^er juillet 2019, le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits. Le recours à la compression de fichier doit s’opérer sans perte. L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) et assorti soit : d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au RGS de niveau une étoile ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL). Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées. Lorsque la présentation d’une pièce justificative ou d’un document numérisé ne répond pas à ces conditions, le cotisant doit présenter l’original sous format papier. À défaut, cette situation est assimilée à une absence de documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales (Arrêté du 23 mai 2019).